Elektronisch cliëntendossier

Elektronisch cliëntendossier (ECD)

Een andere inrichting van het elektronisch cliëntendossier (ECD) draagt bij aan meer aandacht voor leefplezier, minder registratielast en sneller overzicht. Voor de herziening van het ECD kunnen organisaties gebruik maken van het minimale standaard Leefplezierplan. Verschillende organisaties uit het project ‘Leefplezierplan voor de zorg’ hebben hier ervaring mee. In het project ‘Leefplezierplan op locatie’ zijn de locaties Den Es en Vita hier mee aan de slag gegaan.

Binnen Den Es paste het in de managementfilosofie om het nadenken over de inrichting van het ECD bij de meest directe gebruikers, namelijk de medewerkers zorg en welzijn, te laten. Als eerste constateerden de medewerkers dat heel veel normatieve informatie werd vastgelegd, verspreid over veel verschillende tabbladen in het ECD. In de nieuwe opzet leggen de medewerkers slechts vijf zaken vast, op één plek met vrije tekst binnen het bestaande ECD. Die plek kan snel gevonden worden door de gebruikers. De werkwijze wordt binnen drie teams getoetst en is nog in ontwikkeling.

Binnen Vita heeft een senior applicatiebeheerder, in samenwerking met medewerkers zorg en welzijn, nieuwe formulieren en schermen ontworpen om de vier elementen van de leefplezier-benadering (leren kennen, doen, ervaringen delen, dilemma’s) een herkenbare plek in het ECD te geven. Voor een aantal als zinloos ervaren normatieve registraties is er geen plek meer (na toetsing aan het IGJ toetsingskader). Ook werd ervoor gezorgd dat de instructies van de specialist ouderengeneeskunde of verpleegkundig specialist rechtstreeks in het ECD van de medewerkers zorg en welzijn terecht kwamen. Dit waren vereenvoudigingen, maar evengoed veranderingen en dus wennen voor medewerkers. De hele locatie is in een tijdsbestek van 4 à 6 maanden overgegaan op de nieuwe inrichting van het ECD. Medewerkers ervaren het als een verbetering, maar tegelijkertijd gebruikt nog niet iedere medewerker het ECD zoals het bedoeld is.

Het Leefplezierplan

Het Leefplezierplan is, net als het Zorgleefplan, een plek om informatie over bewoners vast te leggen. Het is een aanvulling op het Zorgleefplan, omdat het niet alleen feitelijke informatie bevat over lichamelijke behoeften, maar ook verhalende informatie over het leefplezier en de verlangens van bewoners. In onze projecten is het Leefplezierplan een hulpmiddel gebleken om in de dagelijkse praktijk, structureel, op een narratieve manier aandacht te hebben voor de zorg en ondersteuning van bewoners en er ook op deze manier verantwoording over af te leggen.

Het Leefplezierplan heeft zeven onderdelen die aansluiten bij de elementen van de leefplezier-benadering:

Het Leefplezierplan is ontwikkeld als een minimale standaard. Dit betekent dat de onderdelen van het Leefplezierplan richting geven aan de inhoud van de documentatie over de zorg en ondersteuning van bewoners, maar dat er vele variaties mogelijk zijn op de manier waarop zorgorganisaties de onderdelen van het Leefplezierplan inpassen in hun (registratie)werkwijze.

Lees hier meer over het Leefplezierplan

Programma van eisen voor een ECD gericht op leefplezier

In het project Leefplezierplan voor de zorg (2017-2019) is naast de leefplezier-benadering het Leefplezierplan, een alternatief voor het Zorgleefplan, ontwikkeld. De elementen van het Leefplezierplan kunnen als minimale standaard worden gebruikt voor het opstellen van het plan van eisen voor een elektronisch cliëntendossier (ECD). In het project Leefplezierplan op locatie (2019-2021) is op beide locaties onderzoek gedaan naar de herinrichting van het ECD. Hieruit is onderstaand programma van eisen ontstaan. Hieronder zijn de functionele, niet-technische eisen vermeld die door gebruikers naar voren zijn gebracht opdat het ECD stimulerend is voor leefplezier en de registratielast reduceert. Uiteraard vraagt het vervangen of aanpassen van een ECD een gedetailleerder programma van eisen per proces.

  • De bovenstaande blokken zijn herkenbaar in het dossier.
  • De specialist Ouderengeneeskunde of Verpleegkundig Specialist kan berichten doorzetten naar de overzichtsweergave van de verzorgenden.
  • Diverse standaard metingen zijn optioneel (weinig verplichte velden, om lokale keuzes te faciliteren).
  • Schermen en formulieren kan de organisatie zelf ontwerpen zodat medewerkers alleen de relevante gegevens te zien krijgen, overzichtelijk en passend bij de rol en het proces.
  • Tijdelijk relevante informatie is ook slechts tijdelijk zichtbaar.
  • Foto’s en filmpjes worden gemaakt én ontsloten via het ECD, maar slechts de medisch relevante foto’s worden ook opgeslagen in het ECD.

Daaraan toegevoegd is een aantal meer algemene eisen gericht op de gebruikerservaring en uitwisseling met andere toepassingen, disciplines of zorgorganisaties.

  • Een ECD is een open systeem. Dat wil zeggen, het voldoet aan de standaarden voor gegevensopslag en uitwisseling. Het systeem en met name de gegevens zijn te ontsluiten via een API-bibliotheek zodat integratie met andere belangrijke systemen binnen de organisatie mogelijk is.
  • Het ECD wordt door gebruikers ervaren als goed en snel. In het gebruik hoeven zij niet te wachten, informatie is eenvoudig op te vragen en weg te schrijven zonder te hoeven wachten of onzekerheid over de correcte werking. Het systeem werkt naar behoren en de beschikbaarheid is goed.
  • De invoer van gegevens moet passen bij de rollen van personen en de stappen in het proces. De detaillering van de benodigde informatie per processtap dient te passen bij de keuzes van de organisatie.
  • Hetzelfde geldt voor de ontsluiting (het lezen) van de informatie.
  • Feitelijke data voldoen aan het Nictiz Model van ZIB’s (zorg informatie bouwstenen). Als er een meting ingevuld gaat worden dan is de meting goed beschreven.
  • Rollen en rechten zijn gedefinieerd: wie moet waar bij kunnen (bijv. medewerkers en familie)